Русский новостной журнал

Как написать правильно запрос?

Правильно написать запрос можно только в том случае, если вы изучите основные правила современного русского языка по написанию официальных документов. Письмо-запрос представляет собой официальный документ, который направляется одной стороной с просьбой предоставить какие-то данные, образцы, документы и пр. другой стороне. Правильно составленный запрос моментально обрабатывается. Вам нужно в первую очередь указать от кого отправляется запрос, кому он должен быть предоставлен, указывается наименование документа, после чего, кратко, лаконично, но в тоже время четко и точно указываются все данные, которые касаются самого запроса.

Как правильно составить запрос?

  1. В первую очередь нужно указать информацию о том, кому назначается данное письмо. Помните о том, что если запрос отправляется определенному лицу, нужно указать его персональные данные, а обращение осуществлять на Вы с большой буквы. Если же осуществляется обращение к компании, без указания какого-либо лица, то в данном случае указывается именно наименование компании;
  2. Обязательно нужно указать от кого составлен запрос. В данном случае, вы указываете не только наименование компании, но также свои персональные данные, а также данные по должности. Помните о том, что именно такая детализированная информация имеет важное значение в процессе изучения запросов;
  3. Обязательно нужно указать наименование документа. То есть, вы должны предоставить данные, которые позволяют человеку сразу же определить, с каким документом он столкнулся. Если в вашей компании осуществляется процесс фиксации данных, по исходящим документам, то в данном случае, непременно нужно осуществить все данные по регистрационному номеру исходящей корреспонденции;
  4. Суть запроса непременно должна быть изложена четко, точно и лаконично. Фактически, описательная часть письма дает понять, какие именно данные, образцы и пр., вы просите вам предоставить, в течение какого времени, а также для чего. Например, вы можете попросить предоставить образцы материалов для осуществления закупки крупной или же средней партии товаров. Естественно, предварительно вам нужно изучить образцы, чтобы сделать рациональный и правильный выбор;
  5. В конце письма ставится дата и подпись, указываются персональные данные человека, который составлял письмо.

Структура письма-запроса

Как вы поняли, структура данного документа достаточно проста. Тем не менее, не следует забывать о том, что именно правильность предоставления информации формирует возможность быстро определить суть письма, а также быстро прореагировать на него. Вы можете в письме также создать постскриптум, с просьбой предоставить ответное письмо с указанием сроков, в течение которых будут предоставлены образцы и пр.