Русский новостной журнал

Как оформить официальный запрос?

Оформить официальный запрос можно посредством использования рекомендаций и советов, которые сегодня предоставляются многочисленными учебниками и пособиями по современному русскому языку. Письмо-запрос представляет собой официальный документ, который в своем составе содержит определенную просьбу, требование, предложение. Составляет письмо-запрос любой сотрудник компании, тем не менее, его подписание осуществляет руководитель или же ответственное лицо. Оформление запроса требует знаний особенностей данного документа, а также грамотности, краткости и лаконичности.

Как правильно оформить официальный запрос?

  1. Естественно, самое главное – структура текстовой информации. Изначально нужно будет указать на данные получателя. При этом, если вы обращаетесь к конкретному лицу, то обязательно нужно указать его персональные данные. Если вы обращаетесь от имени своей компании, к компании, то в данном случае указываются только данные организации;
  2. Обязательно составляется тело письма. В данном случае, вы непременно должны осуществить описание своей просьбы, требований и пр. Таким образом, становится понятно, что в настоящий момент вы сможете осуществить процедуру составления запроса достаточно быстро. В запросе конкретизируйте информацию и излагайте ее понятно и лаконично;
  3. Помните также о том, что в данном случае, вы непременно должны указать на желание получить ответ. То есть, если вы собираетесь затребовать образцы, документы или пр., то вам непременно нужно будет указать в запросе, что вы просите отреагировать на запрос и предоставить вам ответ;
  4. Также, в запросе вы можете дать ссылки на нормы законодательства, которые определяют рациональность ваших требований. Также вы можете указать ссылки на нормы договора, который был ранее подписан и пр.
Таким образом, становится понятно, что сама по себе структура запроса-письма, как официального документа, достаточно проста.

Что нужно писать, а что нет?

В документе не нужно делать акценты на вашу профессиональную деятельность, раскрывать историю развития вашей компании и пр. То есть, помните о том, что длинные письма очень утомляют, рассеивают внимание, а многие вовсе такие письма не читают.

Именно по этой причине, сама суть документа должна быть прописана четко, точно и детализировано. При этом нужно сказать о том, что в документе не следует писать ту информацию, которая вовсе не касается сути запроса. Также отметим, что в настоящий момент есть книги по современному русскому языку, которые в своем составе содержат образцы документов в виде писем-запросов. Таким образом, вы непременно сможете составить свой запрос правильно, так как у вас будет пример, типовой шаблон. В тоже время, помните о том, что нет унифицированной формы запросов, так что, запрос может быть написан в свободной форме.