Русский новостной журнал

Как регистрировать входящие письма?

Регистрация входящих писем осуществляется посредством применения специализированного журнала для входящей корреспонденции. Перед осуществлением регистрации, осуществляется процесс первичной обработки документа. Вскрывается конверт, после чего, изучается содержание письма, наличие приложений и пр. Если же указаны данные человека, которому данное письмо направляется лично, оно не вскрывается, и в журнал учета вносятся только данные отправителя и получателя, а также присваивается четко определенный номер по входящей корреспонденции.

Как осуществить регистрацию входящих писем?

  1. Процесс регистрации входящих писем основан на ведении специализированного журнала, в который вносятся все данные о входящей корреспонденции. При получении письма осуществляется процесс его вскрытия в случае необходимости. Если письмо повреждено, или же в нем отсутствуют определенные документы, то в обязательном порядке осуществляется процедура составления акта;
  2. Нужно сказать о том, что конверты обычно не сохраняются, в тоже время есть определенные исключения, когда адрес на конверте есть, но он не читается, если не проставлена дата получения в документе и пр.;
  3. Вся корреспонденция непременно должна быть отражена в специализированном журнале. В данном случае, указывается информация о том, кто является отправителем письма, направление письма, данные получателя, если письмо вскрывается, то данные документов, которые в нем находятся. Данному письму обязательно присваивается определенный номер.
Таким образом, становится понятно, что структура регистрации входящих документов является достаточно простой и понятной. Тем не менее, регистрация документов осуществляется исключительно в день их получения. На документе обязательно ставится не только номер, который присваивается входящей корреспонденции, но еще и дата регистрации.

Структура регистрации входящих документов

Как вы уже поняли, данный процесс практически ничем не отличается от структуры регистрации стандартной входящей почты. Тем не менее, обязательным условием регистрации считается проведение первичной обработки и направление документа по нужному адресу, то есть, в нужный отдел или же нужному специалисту.

В данном случае, также осуществляется внесение всех данных, касательно входящего номера, направления в специализированный журнал. В определенных компаниях существует несколько отделов, которые занимаются делопроизводством. Именно по этой причине, существует указание на однократность регистрации входящей документации. Соответственно, в каждой компании структура организации делопроизводства формируется на основании внутренних, локальных документов. Но, чаще всего стараются осуществить процесс организации одного отдела делопроизводства.