Русский новостной журнал

Как составить официальный запрос?

Составить официальный запрос можно самостоятельно, используя стандартную форму запроса-письма, а можно использовать ту форму, которую предоставляет вашему вниманию та или же иная государственная структура. В данном письме непременно нужно указать, кому и от кого направляется запрос. Также обязательным условием считается составление правильной структуры описания. То есть, вы должны указать, какой именно запрос отправляете. Например, запрос на предоставление образцов материалов для осуществления строительства. Указать наименование образцов, указать желаемое время предоставления и пр. Как составить официальный запрос?

Как правильно составить официальный запрос?

  1. Устанавливаются стандартные требования, которые определяют, что официальный запрос предоставляется с указанием данных заявителя, и получателя. В данном случае, если вы обращаетесь в государственную структуру, указываете наименование структуры. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, нужно указать его имя отчество;
  2. Нужно также обратить ваше внимание на то, что официальный запрос в своем составе содержит описание. То есть, вы указываете на то, по какому поводу обратились с запросом. Обратим ваше внимание на то, что государственные структуры чаще всего работают на основании заявлений, именно по этой причине, запрос в принципе может быть ими не принят к рассмотрению;
  3. В запросе нужно излагать информацию кратко, но четко и точно. То есть, если вы просите предоставить вам образцы материалов, то обязательно нужно указать данные по образцам, наименования, номерной знак, описание определенных характеристик. Так, вы получите именно то, что вам необходимо;
  4. Если данное письмо будет фиксироваться в исходящих документах вашей организации, то вам непременно нужно будет осуществить процедуру указания номера, который присваивается записи об исходящей корреспонденции.
То есть, становится понятно, что структура оформления запроса является достаточно простой и понятной. В тоже время вы должны понимать, что в определенных ситуациях использование таких запросов является неуместным.

Когда можно использовать письмо-запрос?

Заметим, что в деловом мире такие письма используются достаточно часто, тем не менее, они практически не используются государственными структурами. Чаще всего возникает вопрос о возможности отправки запроса для истребования определенных документов. Сразу же скажем о том, что практически все государственные инстанции имеют собственную структуру оформления выдачи документов. И, как правило, данные структуры базируются именно на составлении индивидуального заявления, причем в определенных случаях нужно использовать унифицированную форму документа. Соответственно в данном случае запрос на получение документов просто не будет принят к рассмотрению.