Русский новостной журнал

Как зарегистрировать документ?

Регистрация входящих документов осуществляется в день их получения. Если документы доставляются в конце рабочего дня, есть возможность осуществить перенос процедуры регистрации на следующий день. Обязательно осуществляется формирование специализированной отметки на документе, которая формирует указание на то, что он был зарегистрирован во входящей корреспонденции. На определенных предприятиях принято осуществлять процесс постановки пометки вручную, на некоторых предприятиях ставится штамп.

Нюансы регистрации документа

  1. Отметка, которая ставится на документе, непременно содержит в себе порядковый номер. Как правило, формируется необходимость регистрации документа в специализированном журнале, именно по этой причине, формируется четкое указание номера записи. Также на отметке ставится дата и наименование организации, которая принимает данный документ;
  2. Следует сказать о том, что процесс регистрации входящей документации осуществляется в специализированном отделе делопроизводства. Если существует весьма значительный объем документооборота, то формируется децентрализованный способ приема входящей документации посредством раздела данной корреспонденции по определенным отделкам;
  3. Непременно нужно сказать о том, что формируется однократность регистрации. То есть, именно по этой причине после проведения регистрации документа на нем ставится отметка о принятии, чтобы не осуществлялся процесс повторной регистрации уже указанных и зарегистрированных данных;
  4. Следует отметить, что каждому документу в обязательном порядке должен быть присвоен свой уникальный номер. Как правило, во всех организациях присваивается своеобразной префикс для определенных документов. Если речь идет, например, о приказе по личному составу, ставится префикс л/с (личный состав), если речь идет о приказе по филиалу или же о письмах с филиала, ставится префикс ф (филиал);
  5. Хотелось бы также сказать о том, что процесс регистрации нужно осуществлять в обязательном порядке, не зависимо от того, каким образом данные документы доставляются. Даже если речь идет о документах, которые предоставляются по электронной почте, то в данном случае обязательно осуществляется процесс регистрации данных по входящему документу.

Особенности регистрации

Сразу же скажем о том, что практически на всех предприятиях создается специализированный журнал, который в своем составе содержит информацию по поводу регистрации входящей корреспонденции и документов. В журнале указывается наименование документа, дата его доставки, присвоенный номер. Также данный номер ставится на самом документе, что фактически отражает аспект его регистрации в специализированном журнале. После регистрации документ направляется в нужный отдел для изучения или же подписания.