Русский новостной журнал

Как зарегистрировать входящий документ?

Зарегистрировать входящий документ можно посредством внесения всех данных по документу в специализированный регистрационный журнал. Процесс регистрации осуществляется отделом делопроизводства, или же определенным структурным подразделением, куда направляется входящая корреспонденция. Регистрация входящих документов осуществляется в любом случае, даже если данный документ был отправлен по почте, предоставлен индивидуально, отправлен по электронной почте или же по факсу. Фактически, обязательным условием является внесение всех данных по документу в регистрационный журнал, присвоить документу четко определенный номер, и поставить на документе отметку о его принятии и регистрации.

Как осуществляется регистрация входящих документов?

  1. Структура регистрации входящих документов присутствует практически на всех предприятиях, данным делом занимается отдел делопроизводства, но только в том случае, если речь идет об организации, в которой существует значительный объем делопроизводства. Если речь идет о компании на несколько человек, то регистрацию входящей документации осуществляет секретарь;
  2. Оформляется специализированный регистрационный журнал, в который вносятся все необходимые данные, которые касаются входящей документации. Указывается дата приема документа, наименование, данные по отправителю и пр. Данному документу обязательно присваивается уникальный номер;
  3. Существует структура, которая определяет необходимость постановки отметки о регистрации входящего документа. Фактически, на самом документе ставится отметка с датой приема, а также с указанием номера, который был присвоен документу на момент его получения;
  4. Устанавливается необходимость осуществлять регистрацию всей входящей документации. Так, в обязательном порядке осуществляется регистрация документов, которые получаются по почте, индивидуально, от курьера, посредством электронной почты или же факса. Все документы вносятся в регистрационный журнал, и всем документам в обязательном порядке присваивается уникальный номер.

Зачем осуществляется регистрация входящих документов?

Документооборот на предприятии непременно требует правильного и грамотного контроля. Фактически, становится понятно, что именно благодаря формированию структуры регистрации документов, создается уникальная возможность в течение минимального количества времени узнать от кого и когда был получен тот или же иной документ. Для этого достаточно просмотреть регистрационный журнал. А по присвоенному номеру, достаточно быстро можно найти сам документ. Что фактически, обеспечивает нормальную систему делопроизводства на любом предприятии или же в любой компании. Без регистрации входящих документов и корреспонденции, будет крайне сложно разобраться в ведении документации по организации.